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Importation de contacts à partir d'un fichier Excel

Mieux gérer votre campagne de taxe d’apprentissage 2016 avec Kol-Taxe

Les précautions à prendre avant l’importation :

Faire une sauvegarde des données.

Le fichier excel :

La première ligne doit comporter des en-têtes de colonnes ( rubriques )
Les en-têtes de colonne ne doivent pas être  multi-lignes

Un contact par ligne.
La raison sociale, le code postal et le numéro de téléphone doivent figurer sur chacune des lignes.

Vous trouverez à la fin de l’article, le fichier excel utilisé pour l’exemple ( les données sont fictives  )

Pour aller sur l’outil d’importation de contacts cliquer sur l’onglet [Outils] puis sur le bouton  Contacts :

boutons_importations

L’écran suivant apparaît :

Import_contacts1

 

 

Votre Fichier Excel est-il issu d’une exportation de Kol-Taxe ?
Si vous deviez ré-importer des données existantes ( ex fichier confié pour une qualification ) , répondre « oui », les contacts seront modifiés.

Voulez-vous modifier les contacts existants ?
Si vous deviez ré-importer des données existantes ( ex fichier confié pour une qualification ) , répondre « oui », les contacts seront modifiés. Ce n’est possible que si l’option du dessus est choisie.

Comment traiter les champs nuls ou à zéro ?
En cas de modification, les rubriques seront mises à jour quelque soit la valeur de la cellule du fichier excel si l’option  » mettre à blanc est choisie ».

Existe-t-il une « case à supprimer » dans votre fichier Excel ?
Si oui, les contacts qui seront sélectionnés par cette case seront supprimés

 

Définir un emplacement de sauvegarde vous permettra de revenir en arrière en cas de problème.

 

imports_contacts2

 

 

Choisissez dans la colonne « Colonne Excel » l’ en-tête de colonne du fichier excel qui correspond à la rubrique.

Le Logiciel Kol-Taxe demande ces trois rubriques afin de constituer une clé qui permettra d’associer les contacts aux entreprises.

 

import_contacts3

 

 

Choisissez dans la colonne « Colonne Excel » l’ en-tête de colonne du fichier excel qui correspond à la rubrique.

Les rubriques « Ligne directe »,GSM seront formatés automatiquement.

Les rubriques « Fonction », »Tuteur de Stage », »Civilité » alimenteront les fichiers du même nom.

Les rubriques de type booléen ( ex Décideur Taxe,Ancien élève ) :

La cellule excel peut avoir les valeurs suivantes :
Pour Vrai : « VRAI », »vrai », »1″, »X », »x », »O », »Oui », »OUI »
Pour Faux : « FAUX », »faux », » », »Non », »N », »NON », »0″

import_contacts4

 

 

Télécharger le fichier exemple :  Import_contacts