Les précautions à prendre avant l’importation :

Faire une sauvegarde des données.

Le fichier excel :

La première ligne doit comporter des en-têtes de colonnes ( rubriques )
Les en-têtes de colonne ne doivent pas être  multi-lignes

Vous trouverez à la fin de l’article, le fichier excel utilisé pour l’exemple ( les données sont fictives  )

Pour aller sur l’outil d’importation d’entreprises cliquer sur l’onglet [Outils] puis sur le bouton  entreprises :

L’écran suivant apparaît :

 

Voulez-vous modifier les entreprises existantes ? 
Il s’agit de la première importation donc, il n’y a pas d’entreprises à modifier. Par contre s’il existait des entreprises dans notre base, nous aurions aurions pu répondre « oui », les entreprises existantes seraient alors modifiées (raison sociale, code postal et téléphone identiques), sinon elles sont ignorées.

Votre Fichier Excel est-il issu d’une exportation de Kol-Taxe ?
Si vous deviez ré-importer des données existantes ( ex fichier confié pour une qualification ) , répondre « oui », les entreprises seront modifiées.

Existe-t-il une « case à supprimer » dans votre fichier Excel ?
Si oui, les entreprises qui seront sélectionnées par cette case seront supprimées

Comment traiter les champs nuls ou à zéro ?
En cas de modification, les rubriques seront mises à jour quelque soit la valeur de la cellule du fichier excel si l’option  » mettre à blanc est choisie ».

Voulez-vous supprimer tous les contacts pour chacune des entreprises modifiées ?
Choisissez cette option par exemple pour un retour de fichier qualifié ( cela permettra de supprimer les contacts ne faisant plus partie de l’entreprise )

Définir un emplacement de sauvegarde vous permettra de revenir en arrière en cas de problème.

 

Choisissez dans la colonne « Colonne Excel » l’ en-tête de colonne du fichier excel qui correspond à la rubrique.

Le Logiciel Kol-Taxe demande ces trois rubriques afin de constituer une clé qui permettra d’éviter les doublons.

 

Choisissez dans la colonne « Colonne Excel » l’ en-tête de colonne du fichier excel qui correspond à la rubrique.

Les rubriques « Téléphone 2 »,Fax seront formatés automatiquement.

Les rubriques « Activité », »Critères », »Critère2″, Critère3″ alimenteront les fichiers du même nom.

Les rubriques de type booléen ( ex Client,Fournisseur ) :

La cellule excel peut avoir les valeurs suivantes :
Pour Vrai : « VRAI », »vrai », »1″, »X », »x », »O », »Oui », »OUI »
Pour Faux : « FAUX », »faux », » », »Non », »N », »NON », »0″

Pour en savoir plus sur les rubriques « critères » , consulter l’article

Télécharger le fichier exemple